FH Nordwestschweiz
Die Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) ist eine Mehr-Sparten-Hochschule der Nordwestschweiz. Sie umfasst insgesamt neun Hochschulen (von Kunst über Wirtschaft bis zu Angewandter Psychologie) und ist über vier Schweizer Kantone verteilt. Mit 9.000 Studierenden und ca. 2.500 Mitarbeitenden (inkl. Dozenten) ist sie eine von acht Fachhochschulverbünden in der Schweiz.
Die strategische Führungsverantwortung sowie die Aufsicht wird vom Fachhochschulrat getragen, einem Gremium aus zehn Fachleuten aus Wirtschaft, Kultur und Politik. Das Büro des Präsidenten des Fachhochschulrates hat gegen Ende 2009 beschlossen, die Akten des Fachhochschulrates mit MAPPEI zu organisieren. Ausschlaggebend waren folgende Gründe:
- Das vorliegende Aktensystem war nicht konsistent und unübersichtlich.
- Akten wurde doppelt oder sogar dreifach abgelegt.
- Der Platz ist beschränkt.
- Viele Dokumente werden in unterschiedlicher Kombination mit anderen Dokumenten für diverse Sitzungen und Arbeitsgruppen benötigt.
Die Umstellung war relativ einfach zu bewerkstelligen, da nur zwei Personen betroffen waren: Der Präsident des Fachhochschulrates und sein Assistent. Auch der Umfang war überschaubar. So konnte die Umstellung in kurzer Zeit geschehen.
Der Schlüssel liegt – wie bei jeder MAPPEI-Einrichtung – im Aktensystemplan.
Der Aktensystemplan ist eine Tabelle, in deren Spalten die Hauptgebiete angegeben sind, die organisiert werden müssen (z.B. Fachhochschulrat, Projekte, Hochschulen etc.). In den Zeilen findet dann eine weitere Untergliederung statt (z.B. Projektnamen, Hochschulnamen etc.). Aus dem Aktensystemplan wird sehr schnell ersichtlich, welche Reiterfarbe für welches Gebiet steht.
Der zweite Schlüssel liegt darin, die Akten feingliedrig abzulegen. So kommt es durchaus vor, dass in einer Mappe nur 2-3 Blätter liegen. Je nach Gebiet erhält eine Mappe dann einen farbigen Reiter gemäß Aktensystemplan. So ist auf einen Blick ersichtlich, welche Mappe zu welchem Gebiet gehört.
Eines der Hauptinstrumente ist die Terminablage. Für jeden Termin wird eine temporäre Mappe angelegt, die die benötigen Unterlagen für den Termin aufnimmt. Viele Unterlagen wandern durch verschiedene Gremien und Sitzungen, bis sie verabschiedet werden. Dank MAPPEI ist es nun möglich, die entsprechende Mappe einfach mit den anderen benötigen Mappen in die Terminmappe zu legen. 
Aufwändiges Suchen in Ordnern oder Hängeregistraturen entfällt komplett. Eine beliebige Mappe kann mit einem Handgriff aus der Box gezogen werden und in die Terminmappe gelegt werden. Nach dem Termin kann sie ganz einfach wieder an ihren Ort in die Box zurück gestellt werden. Das ist eine enorme Zeitersparnis!
Mit den unterschiedlichen Mappen bietet MAPPEI genügend Flexibilität, um auch umfangreichere Unterlagen zu verwalten. Das System ist außerdem so einfach und nachvollziehbar, dass Ferienvertretungen oder sonstige Personen sehr schnell und einfach eingearbeitet werden können.
Insgesamt ein voller Erfolg, auch in einem kleinen Team:
- Das Aktensystem ist übersichtlich.
- Falsch eingeordnete Akten fallen sofort auf dank der farbigen Reiter.
- Auch Personen, die nicht geübt sind mit MAPPEI, verstehen das System auf Anhieb.
- Unterlagen für einen bestimmten Termin können blitzschnell zusammengestellt und nach dem Termin wieder sauber abgelegt werden.
- Dank der feingliedrigen Aufteilung werden auch kleine Unterlagen sofort gefunden.
- Der Platzbedarf ist gesunken, ebenso der Zeitaufwand. Die Suche nach Unterlagen beschränkt sich neu auf einen Griff in eine Box.
Nachteile? Gibt es kaum. MAPPEI-Produkte sind zwar etwas teurer als andere Aktensysteme, dafür spart man Platz: Man benötigt nicht nur weniger Schränke, sondern auch weniger Büro- und Archivfläche. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil! Außerdem spart man natürlich Zeit: Das Anlegen einer neuen Akten geht schneller als mit jedem anderen System, ebenso das Auffinden von Unterlagen.
Ivan Blatter ist Produktivitätstrainer und hilft seinen Kunden, ihr Zeitmanagement entscheidend zu verbessern. Erfahren Sie mehr auf seiner Webseite. Als Nebenjob führt er das Büro des Fachhochschulrates und erlebt täglich, wie wichtig eine gute Arbeitsorganisation für den reibungslosen Ablauf ist.
