Poweruser haben sehr viele Mappen, deren Reiter mit Namen beschriftet werden. Gehören Sie dazu, dann lohnt es sich, dass Sie sich an den MAPPEI ABC-Standards orientieren.
Die MAPPEI ABC-Standards basieren auf den Vorgaben der Norm DIN 5007-1 und -2 „Ordnen von Schriftzeichenfolgen“. Unter Berücksichtigung der besonderen Vorgaben der MAPPEI-Methode sind einige Bereiche der Norm vereinfacht worden.
Die Standards regeln die Schreibweise von:
- Namen mit Familiennamen und Vornamen
- Namen ohne leicht erkennbare Familiennamen (Beispiel: »Pukalentip Pulavar«)
- Namen von juristischen Personen oder Institutionen
- Offiziellen Namen in mehreren Sprachen (»Europarat«, »Conseil de l‘Europe«, »Council of Europe« usw.)
- Ortsnamen (»Frankfurt/Main«, »Frankfurt a. M.«, »Frankfurt am Main«, »Frankfurt (Main)«)
- Namen von Staaten und Städten
- Tier- und Produktnamen
Die »MAPPEI ABC-Standards« können hier heruntergeladen werden (pdf, ca. 250 KB):
Classei ist wie MAPPEI aus der Reinhart Schmidt GmbH hervorgegangen, einer Fabrik für Briefumschläge, die 1869 in Wuppertal-Elberfeld entstand. Gegründet wurde Classei 1979 von einem ehemaligen MAPPEI-Geschäftsführer.
Da ich seit einigen Jahren täglich mit der MAPPEI-Methode arbeite, kenne ich diese Produktwelt am besten. Wer als Autor beispielsweise ein Buch über Layout-Software verfasst, der beschreibt das Programm, das er am besten kennt und mit dem er idealerweise selbst täglich arbeitet – der Nutzen eines allgemeinen Buches wäre recht beschränkt.
Eine ähnliche Entscheidung musste ich treffen: Ein Buch über die MAPPEI-Methode (und die spezifischen Bestandteile) schien mir nützlicher als ein allgemeines Buch über den Umgang mit Einstellmappen.
Vieles von dem, was im Buch „Ordnung ohne Stress“ sowie auf dieser Website steht, gilt freilich dennoch für die Produkte beider Unternehmen. MAPPEI-Nutzer wie Classei-Nutzer sind also herzlich willkommen!
Wollen Sie ein Dokument zu einem bereits bestehenden Vorgang hinzufügen, ist dies in Sekundenschnelle erledigt. Das Buch „Ordnung ohne Stress“ liefert dazu auf Seite 27 einige Zahlen, und dieser Videoclip auf Youtube zeigt, wie das Einlegen funktioniert.
Wenn Sie genau hinschauen, werden Sie folgende Beobachtungen machen:
- Das Blatt wird vorn eingelegt. So entsteht eine chronologische Ordnung – ganz nebenbei.
- Die Mappe muss gar nicht vollständig aus der Box genommen werden. Um Dokumente einzulegen oder zu entnehmen, reicht es völlig aus, die Mappe zu etwa zwei Drittel anzuheben.
Die Zeitersparnisse ergeben sich beim Einlegen von Dokumenten schon allein daraus, dass auf Arbeitsschritte wie Lochen sowie Öffnen und Schließen der Hebelmechanik von Aktenordnern verzichtet wird.