Hilfen für das Gehirn

Die MAPPEI-Methode spricht mehrere Areale des Großhirns an und erleichtert das Abstellen und Wiederfinden der Unterlagen. Wie funktioniert das?

Wer nach der MAPPEI-Methode arbeitet, bewahrt Unterlagen in Mappen auf, die wie Karteikarten in Boxen abgestellt werden. Die Mappen werden mit Reitern beschriftet. Die Reiter stellen sicher, dass die gewünschte Mappe bei Bedarf schnell gefunden wird. Dies ist möglich, weil jeder Reiter drei Merkmale aufweist:

1. Jeder Reiter hat eine bestimmte Farbe.
   Es sind insgesamt bis zu 20 Farben verfügbar. Beim Anlegen des Systems entsteht ein Aktensystemplan, der den Farben eine klare Bedeutung zuweist (zum Beispiel Sachgebite, Postleitzahlenbezirke, Jahrgänge, Produktgruppen etc.)
2. Jeder Reiter hat eine exakte Position.
   Jede Mappe ist mit einer Ordnungsleiste bedruckt. Diese Ordnungsleiste gibt die Position des Reiters vor. Es gibt Positionen für die Buchstaben des Alphabets, für die Wochen und Monate eines Jahres sowie für Nummern, die eine numerische Ablage ermöglichen. Suchbegriffe mit identischem Anfangsbuchstaben bzw. gleicher Endziffer befinden sich daher immer auf einer Linie.
3. Jeder Reiter hat eine eindeutige Beschriftung.
   Die Beschriftung kennzeichnet den Inhalt der Mappe. Sie besteht aus einem klaren, beschreibenden Stichwort wie zum Beispiel der Auftragsnummer oder dem Namen des Kunden, Mitarbeiters bzw. Lieferanten, dessen Unterlagen in der Mappe abgelegt werden.

Werden zunächst nur wenige Mappen genutzt, können sie alle in eine Box gestellt werden. Wenn die Ablage wächst, können die Mappen eines Sachgebietes durch sogenannte Leitkarten voneinander getrennt sowie in separate Boxen gestellt werden. Wenn Sie eine rote Mappe irrtümlich in den gelben Bereich stellen, fällt dies sofort auf.

Die MAPPEI-Methode arbeitet also nicht nur mit Stichwörtern, sondern bietet mit den Farben und der Position im dreidimensionalen Raum weitere Sinneseindrücke. Damit spricht sie mehrere Areale des Großhirns an, was das Abstellen und Wiederfinden erleichtet.

Selbst wenn Sie das Stichwort einer Mappe vergessen haben, wissen Sie durch das Sachgebiet, bei welcher Farbe die Mappe zu finden ist. Im Zweifelsfall sind die infrage kommenden Reiter rasch überflogen. Durch die feingliedrige Anordnung der Reiter sind die Beschriftungen in der Regel lesbar, ohne die Mappen berühren zu müssen.