Kostenvorteile

Bei der Auswahl der Organisationsmittel spielen freilich auch die Kosten eine entscheidende Rolle.

Das Ermitteln der Kosten darf sich nicht auf die reinen Materialkosten beschränken. Denn zu den Registraturkosten tragen auch Personalkosten sowie – Raumkosten bei:

• Personalkosten:
  Weil die Vorgänge klein sowie sinnvoll gegliedert sind, ergeben sie in Kombination mit dem übersichtlichen Kennzeichnungssystem verringerte Suchzeiten und schnellere Zugriffe auf die benötigten Akten. Durch die MAPPEI-Methode können Organisationen ihren Arbeitsaufwand für Ablagearbeiten nachweisbar um bis zu 50 Prozent reduzieren. Wie schnell sich das Arbeiten nach der MAPPEI-Methode im Einzelfall rechnet, ist von der jeweiligen Kostenstruktur abhängig. Je höher der Stundenlohn (inkl. Lohnnebenkosten) und je höher das zeitliche Einsparpotenzial, desto eher kann sich die Investition amortisieren. Verschwendete ein Angestellter mit einem Stundenlohn von 40 Euro vor der Umstellung beispielsweise täglich 50 Minuten für den Rückgriff auf Vorgänge (einschließlich Suchzeiten), so können täglich ca. 33 Euro gespart bzw. kann die entsprechende Zeit nun effektiv genutzt werden.
• Raumkosten:
  Der Raum, den die Akten zur Aufbewahrung benötigen, ist in der Regel ebenfalls mit Kosten verbunden. Die Organisationsmittel von MAPPEI verbrauchen nur unwesentlich mehr Raum als die zu organisierenden Papiere. In Kapitel 4 wurde dies bereits dargestellt (›S. 33ff.). Da auf platzraubende Mechaniken verzichtet wird, führt der Einsatz von MAPPEI zu Einspareffekten. Je mehr Akten Sie vor der Umstellung auf MAPPEI mit Hebelordnern oder Hänge mappen organisierten, desto höher ist das Einsparpotenzial. Bei Hebelordnern kommen noch die Höhenvorteile des MAPPEI-Systems hinzu (wo Sie mit Hebelordnern sechs Reihen übereinander ins Regal bekommen, passen mit MAPPEI acht Reihen hinein, ›S. 38). Je nach Raumeinsparpotenzial ist es möglich, Miete zu sparen bzw. vorhandenen Platz nicht mehr für die Ablage, sondern für wertschöpfende Tätigkeiten zu nutzen.